środa, 15 lutego 2012

Proces biznesowy

Czy warto opisywać procesy?
Najpierw trzeba się zastanowić co daje nam opisanie procesów zachodzących w organizacji. Czy jest to praca wykonana bo tak powinno być zrobione, czy potrafimy na bazie takiej wiedzy wprowadzić zmiany mające wpływ na wartość dodaną tworzoną przez organizację. Nie zawsze zachodzące procesy maja wpływ na produkowanie wartości dodanej. Dla przykładu: procesy w firmie związane z wystawianiem dowodów księgowych, prowadzenia sprawozdawczości wobec urzędu skarbowego czy ZUS, monitorowanie płatności i windykacja. Bez tego typu procesów trudno sobie wyobrazić działającą firmę. Procesy związane ze sprzedażą, czy produkcją jak i wcześniej wymienione składają się na mapę procesów.
Mapa procesów czasem może wyjść bardzo złożona i na dodatek złożona ze złożonych procesów a w nich czynności wykonywane przez pracowników zgodnie ze swoimi kompetencjami. Może się okazać tak, że  mapa procesów będzie wielka i nie do ogarnięcia, będzie odpowiadała rzeczywistości. Z pomocą przychodzą modele takie jak model kadłuba w skali 1:100 dla sprawdzenia wyporności, ale już bez nadbudówki i silników. Model śruby w skali 1:50 przetestujemy zanim zmarnujemy tony mosiądzu, żeby uniknąć efektu kawitacji. Model pokazuje uproszczony obraz procesu, pokazuje istotne elementy inne nawet pomija.

piątek, 10 lutego 2012

Proces

Co to jest proces?

Nie chodzi o proces karny, proces przemiany duchowej czy o proces ocieplania się klimatu. To procesy w organizacjach tzw. procesy biznesowe będą tematem tego bloga. Proces biznesowy to realizacja celu, w którym obiekt inicjujący z wykorzystaniem zasobów przez ludzi staje się produktem np. niematerialnym, efektem procesu. Procesy jakie zachodzą w organizacjach raz są sekwencją czynności mających wpływ na tworzenie wartości dodanej firmy, a innym razem nie ma takiego uzasadnienia. Ale oba mają znaczący wpływ na sytuację bieżącą i przyszłą firmy. Procesy mogą być złożone z pod procesów, które wcale nie muszą być realizowane w tej samej kolejności, czy też wszystkie, za każdym razem. Ważną rolę odgrywają ludzie, którzy zgodnie ze swoimi kompetencjami biorą udział w procesie na różnych jego etapach. Może zdażyć się jednak, że tylko skorzystają z efektów danego procesu. Zasoby, na które składają się narzędzia i kapitał, mogą pochodzić z zewnątrz, ale wiedza i reguły w organizacji stanowią o przewadze na rynku i podlegają ochronię prawa autorskich. I tu upomnę sam siebie, że procesy zachodzą również w organizacjach poza biznesowych złożonych z ludzi o różnych kompetencjach np. w urzędzie. Sprawa urzędowa może zostać zainicjowana podaniem lub być prowadzona na skutek sytuacji wynikającej z przepisów obowiązujących urząd czy też petenta. Nawet łatwiej sobie wyobrazić realizację procesu przez urzędników gdyż instytucje mają jasną hierarchię: urzędnicy, naczelnicy, możliwość odwołania od decyzji do wyższej instancji . Decyzja jako produkt procesu.

Po co szukać procesów?

Od lewej, kolejno: zrozumieć jak zachodzą, co jest niezbędne i zbędne dla realizacji danego procesu. Trzeba znać procesy zachodzące w organizacji żeby skutecznie nią zarządzać.  Sterować nimi i mieć wpływ na ich przebieg. Racjonalizować i automatyzować, szukać wąskich gardeł i je poszerzać.